NOTA CATERING

Deskripsi umum nota catering

Nota catering adalah dokumen cetak yang merekam pesanan layanan penyediaan makanan dan minuman untuk acara atau pemesanan rutin. Nota berfungsi sebagai bukti pesanan dan pembayaran, panduan produksi dan pengiriman, dasar penagihan serta rujukan garansi dan layanan purna jual. Nota catering idealnya mencerminkan profesionalisme usaha dan mengurangi kesalahan operasional antara tim pemesanan, dapur, kurir, dan klien.

Fungsi utama dan manfaat operasional

Bukti transaksi bagi klien dan penyedia layanan.
Panduan produksi untuk dapur: menu, porsi, waktu penyajian, kebutuhan alat.
Instruksi pengiriman dan pemasangan (jika include meja prasmanan, peralatan, server).
Rekap keuangan dan inventaris sehingga memudahkan pencatatan omzet, DP, dan sisa tagihan.
Pengelolaan klaim dan garansi: menyimpan syarat layanan, tanggal acara, dan kontak klien.

Spesifikasi teknis cetak yang disarankan

Jenis kertas: NCR 2–3 ply (non-carbon) untuk tembusan tanpa carbon; HVS 70–100 gsm untuk 1 ply; thermal roll untuk integrasi POS mobile.
Jumlah rangkap: 2 ply (pelanggan + toko) atau 3 ply (pelanggan + produksi + arsip/keuangan).
Ukuran: A5 (148×210 mm) untuk nota ringkas; A4 dibagi 2 atau ukuran panjang (mis. 80–210 mm x 297 mm) untuk pesanan panjang dan detail.
Warna cetak: minimal 1 warna untuk ekonomis; tambahkan 1–2 warna untuk logo/header dan pemisahan kolom penting.
Nomerator: nomor urut setiap nota untuk kontrol audit lanjutan.
Finishing: porporasi (sobekan), bloklem di bagian atas jika berupa buku nota, dan micro-perforation pada area tanda tangan/kontrak.
Format file master: simpan dalam format editabel (AI, PDF, DOCX) agar cepat revisi menu, harga, dan syarat.

Elemen wajib dan susunan isi nota catering

Header: Nama usaha, logo, alamat, telepon/WA, NPWP bila diperlukan.
Identifikasi transaksi: Nomor nota, Tanggal pembuatan, Tanggal acara, Waktu acara, Sales/CS.
Data klien: Nama pemesan, Alamat acara, No. HP, Email.
Detail pesanan: kolom Kode/Item, Nama menu, Deskripsi/porsi, Qty (porsi), Harga satuan, Subtotal.
Rincian layanan tambahan: Peralatan (meja/alas/servis/alat makan), Jumlah kru/server, Biaya pemasangan/penjemputan, Sewa peralatan.
Jadwal & logistik: Waktu mulai pelayanan, Estimasi kedatangan tim, Alamat titik serah, Instruksi akses/parkir.
Pembayaran: Subtotal, Diskon/Promo, PPN atau pajak lain, Biaya tambahan (transport/pemanas), Total, Uang muka/DP (nominal & %), Sisa bayar, Metode pembayaran.
Persetujuan & tanda tangan: area TTD klien dan TTD penanggung jawab catering; kolom nama jelas dan tanggal.
Syarat dan ketentuan singkat: kebijakan pembatalan, batas revisi menu, waktu minimal DP, klausul keterlambatan, cakupan pengembalian/kompensasi.
Footer: Catatan khusus (alergi, preferensi makanan, larangan), Kontak darurat, dan ucapan terima kasih.

Tata letak praktis dan elemen produksi

Buat kolom terpisah untuk Qty, Deskripsi menu, Unit porsi, dan Total agar mudah dibaca oleh dapur dan keuangan.
Sisakan area minimal 60–80 mm untuk catatan dapur atau instruksi khusus per menu (mis. tanpa bawang, level pedas).
Gunakan warna berbeda tiap lapis (putih pelanggan; kuning produksi; merah arsip) agar cepat terdistribusi.
Letakkan nomor nota di header dan footer untuk memudahkan pengecekan saat nota disobek.
Tambahkan ceklist progres produksi (Bahan tersedia; Prep; Masak; Packing; Kirim) agar bagian produksi menandai status nyata.
Desain porporasi sedemikian rupa agar salinan pelanggan tidak memotong area tanda tangan atau ketentuan penting.

Tips proofing, kualitas, dan opsi digital

Lakukan print sample 1–3 lembar untuk cek alignment kolom, posisi sobekan, dan keterbacaan angka harga.
Standarkan rentang nomor per buku dan catat distribusi buku nota untuk audit internal.
Cantumkan format penulisan angka (mis. Rp 1.000.000) dan gunakan font monospaced atau tabular untuk kolom harga agar angka sejajar.
Sediakan opsi digital invoice/PDF yang berisi lampiran menu final, foto contoh plating, dan bukti transfer; kirim via email/WA setelah pembayaran.
Pertimbangkan integrasi dengan sistem POS atau aplikasi manajemen catering untuk otomatisasi pencetakan nota, pengiriman konfirmasi, dan rekap keuangan.
Cantumkan kebijakan DP dan pembatalan secara jelas untuk mengurangi kerugian akibat pembatalan mendadak.