NOTA ONLINE

Deskripsi umum nota online

Nota online adalah dokumen transaksi digital yang dibuat, dikirim, dan disimpan secara elektronik untuk merekam penjualan barang atau jasa. Nota ini dapat dicetak sebagai bukti fisik setelah dibuat secara online atau dikirim langsung ke pelanggan lewat email/WA sebagai PDF. Nota online menggabungkan fungsi pencatatan, penagihan, dan arsip dalam satu alur yang terintegrasi.

Manfaat utama untuk bisnis

Efisiensi operasional: pembuatan nota lebih cepat dan otomatis.
Akurasi data: penghitungan otomatis mengurangi kesalahan manual.
Akses dan arsip: nota tersimpan di cloud sehingga mudah dicari dan diunduh.
Profesionalisme: tampilan rapi, konsisten, dan bisa memuat logo serta syarat resmi.
Integrasi keuangan: memudahkan rekonsiliasi dengan kasir, POS, atau software akuntansi.
Pilihan delivery: cetak fisik saat pengiriman atau kirim digital langsung ke klien.

Spesifikasi teknis cetak nota online (harus ditentukan sebelum produksi fisik)

Format file master: PDF/A untuk arsip; versi template .DOCX/.AI untuk edit cepat.
Ukuran cetak: A5 untuk nota ringkas; A4 untuk invoice detail; thermal roll 58/80 mm untuk struk POS.
Resolusi & warna: 300 dpi untuk logo dan QR; 1 warna (hitam) untuk ekonomis; 2–4 warna bila branding penting.
Margin & bleed: margin minimal 5–7 mm; tidak perlu bleed untuk nota terpotong sobek.
Font: gunakan font tabular untuk angka agar kolom harga sejajar; ukuran minimal 8–10 pt untuk keterbacaan.
QR/Barcode: sertakan QR untuk pembayaran, link invoice, atau kode order; gunakan ukuran minimal 25×25 mm.
Porporasi/finishing: micro-perforation untuk buku nota cetak; bloklem di bagian atas atau perforasi vertikal bila diperlukan.
Nomerator & metadata: nomor nota otomatis dari sistem; sertakan metadata elektronik (ID transaksi, timestamp) di PDF.

Elemen wajib dalam isi nota online (urutan logis)

Header: Nama usaha, logo, alamat lengkap, kontak.
Identitas transaksi: Nomor nota, Tanggal & waktu pembuatan, ID order/Invoice.
Data pelanggan: Nama, Alamat pengiriman, Kontak/Email.
Rincian item: kolom Kode, Deskripsi, Qty, Satuan, Harga satuan, Subtotal.
Ringkasan biaya: Subtotal, Diskon, Biaya layanan/ongkir, Pajak (PPN), Total (ditekankan).
Pembayaran: Status pembayaran (Lunas/DP/Belum), Metode, Nominal DP, Sisa.
Instruksi & catatan: instruksi pengiriman, alergi, jadwal, dan garansi layanan.
Footer: Syarat & ketentuan singkat, Kontak after-sales, Link/QR ke versi digital.

Tata letak cetak yang praktis dan rapi

Header terpusat, nomor nota di kanan atas, tanggal di bawah nomor.
Tabel rincian dengan kolom lebar untuk deskripsi; gunakan kolom angka berformat tabular.
Area catatan minimal 50–80 mm untuk instruksi khusus.
Total akhir ditampilkan dengan ukuran font lebih besar dan tebal agar mudah terlihat.
QR pembayaran ditempatkan di kanan bawah atau dekat total untuk akses cepat.
Versi cetak vs digital: desain PDF harus cocok untuk layar dan kertas; pastikan margin dan ukuran font sama saat dicetak.

Integrasi sistem, keamanan, dan tips operasional

Integrasi: sambungkan generator nota ke POS, inventory, dan akuntansi untuk menghindari input ganda.
Otomatisasi nomor: nomor nota di-generate otomatis oleh sistem untuk mencegah duplikasi.
Keamanan file: gunakan tanda tangan digital atau hash untuk memastikan dokumen tidak diubah; simpan backup di cloud.
Pembayaran cepat: lampirkan link/QR payment langsung pada nota digital untuk mempercepat penyelesaian.
Proofing sebelum cetak: lakukan preview PDF dan test print untuk cek alignment, ukuran QR, dan keterbacaan angka.
Regulasi & pajak: pastikan format nota memenuhi persyaratan pajak lokal bila nota berfungsi sebagai faktur.
Pengalaman pelanggan: sediakan opsi cetak fisik saat pengiriman dan kirim versi digital untuk arsip pelanggan.