NOTA PEMBELIAN

Deskripsi umum nota pembelian

Nota pembelian adalah dokumen cetak yang menjadi bukti transaksi pembelian barang atau jasa, mencatat detail barang yang dibeli, jumlah, harga, tanggal transaksi, serta identitas penjual dan pembeli. Nota ini biasanya dibuat oleh penjual dan diserahkan kepada pembeli sebagai bukti sah transaksi.

Fungsi utama

Bukti transaksi untuk pembeli dan penjual serta dasar klaim garansi atau retur.
Sumber data akuntansi dan rekonsiliasi untuk laporan keuangan dan audit.
Pengendalian persediaan dengan mencatat barang masuk sehingga membantu manajemen stok.
Dokumen administrasi pajak dan pembukuan bila diperlukan untuk pencatatan PPN atau pelaporan lainnya.

Spesifikasi teknis cetak (harus ditentukan sebelum produksi)

Jenis kertas: NCR (non-carbon) untuk nota rangkap 2–3 ply; HVS 70–120 gsm untuk 1 ply; thermal roll untuk integrasi POS.
Rangkap: 1 ply untuk transaksi sederhana; 2 ply (pelanggan + toko) atau 3 ply (pelanggan + penjual + arsip) untuk kontrol yang lebih baik.
Ukuran: A5 untuk nota ringkas; A4 atau A4 dibagi 2 untuk detail panjang; roll 58/80 mm untuk struk kasir.
Warna cetak: 1 warna (hitam) untuk ekonomis; tambah 1–2 warna untuk logo dan header agar mudah dikenali.
Nomerator: nomor urut otomatis pada setiap lembar untuk audit dan kontrol internal.
Finishing: porporasi (sobekan) untuk nota buku; bloklem untuk buku 1‑ply; micro-perforation pada area tanda tangan bila diperlukan.
Format master: simpan file editabel (AI, PSD, DOCX, atau template Excel) dan PDF/A untuk arsip resmi.

Elemen wajib dan susunan isi nota pembelian (detail baris)

Header: Nama usaha, logo, alamat lengkap, kontak (telp/WA/email), NPWP bila relevan.
Identitas transaksi: Nomor nota, Tanggal & waktu, ID Order.
Identitas pemasok/penjual: Nama pemasok, Alamat pemasok, No. kontak (jika pembelian B2B).
Identitas pembeli: Nama pembeli, Alamat pengiriman/billing, No. HP/Email.
Rincian barang: kolom Kode/SKU, Nama barang, Spesifikasi (ukuran/warna/seri), Qty, Satuan, Harga satuan, Subtotal.
Ringkasan biaya: Subtotal, Diskon (nominal atau %), Biaya lain (ongkir/handling), Pajak (PPN), Total (tegas dan terlihat jelas).
Pembayaran: Status pembayaran (Tunai/Transfer/Bon), Uang muka/DP (jika ada), Sisa; kolom Metode dan No. Referensi pembayaran.
Keterangan tambahan: kondisi barang (baru/retur), garansi, catatan penerimaan barang, dan persetujuan mutu.
Tanda tangan dan verifikasi: area TTD penerima dan TTD penjual/pengirim beserta catatan tanggal penerimaan.
Footer: syarat retur, kebijakan pembayaran kredit, instruksi purna jual, dan kontak layanan pelanggan.

Tata letak praktis dan elemen produksi

Posisi nomor nota di kanan atas dan tercetak juga di footer agar mudah pengecekan setelah porporasi.
Tabel rincian dengan kolom angka menggunakan font tabular untuk menjaga keteraturan susunan angka harga.
Area penerimaan (kolom tanda terima, kondisi barang, dan catatan kerusakan) disiapkan minimal 40–60 mm agar kurir atau pembeli bisa menulis verifikasi saat terima barang.
Skema warna lapis untuk nota rangkap: putih pelanggan; kuning gudang/penjual; merah arsip/akuntansi agar cepat terdistribusi.
Porporasi dan perforasi ditempatkan sehingga salinan pelanggan tidak memotong kolom tanda tangan atau keterangan penting.
Sertakan barcode/QR yang memuat nomor nota atau ID transaksi untuk proses scan cepat dan integrasi ke sistem inventory.

Kontrol kualitas, proofing, dan tips operasional

Lakukan print sample 1–3 lembar untuk cek alignment, posisi porporasi, keterbacaan angka, dan ukuran QR; koreksi sebelum cetak massal.
Gunakan nomenklatur dan format angka standar (mis. Rp 1.000.000) dan jelaskan format pada template agar operator konsisten.
Terapkan rentang nomor per buku/pack dan catat pendistribusian buku nota untuk audit internal.
Simpan master desain editable untuk cepat revisi harga, diskon, atau perubahan data pemasok.
Pertimbangkan integrasi digital: simpan salinan PDF otomatis ke sistem akuntansi dan berikan opsi nota elektronik kepada pembeli untuk arsip dan verifikasi.